O’zapft is!

Die Azubis der NürnbergMesse laden unter dem Motto "Fränkische Kirchweih" zum Sommerfest /// von 

O´zapft is O´zapft is - Das Sommerfest der NürnbergMesse unter dem Motto "Fränkische Kirchweih", Foto: istock.com/Bogdanhoda

Das Sommerfest ist eines der Highlights im Unternehmen. Bei der NürnbergMesse wird es jedes Jahr traditionell von den Auszubildenden organisiert, die sich damit eigenständig einer kompletten Projektorganisation widmen. Wir haben das diesjährige Team zu seinen Erfahrungen befragt.

Ihr habt dieses Jahr das NürnbergMesse-Sommerfest organisiert. Welche Aufgaben kamen dabei auf Euch zu?

(v.l.) Michael Gröbel, Matthias Szel, Phuong Anh Do, Tina Roth, Philipp Staubach, Sebastian Schmidt, Foto: privat

Matthias Szel: Unsere Hauptaufgaben bestanden in der Organisation der Musik, des Rahmenprogramms, der Technik und des Caterings. Diese vier Orga-Punkte haben wir in unserem sechs-köpfigen Team verteilt und schwerpunktmäßig bearbeitet. Zusätzlich hatten wir in Abstimmung mit unserem Ansprechpartner aus dem Zentraleinkauf und dem Betriebsrat, die komplette Budgetverantwortung für alle anfallenden Kosten.
Das Motto des Sommerfestes hieß „Fränkische Kirchweih“. Warum habt ihr euch gerade für dieses Motto entschieden?
Phuong Anh Do: Da wir letztes Jahr mit dem Motto „Hawaii“ einen Ausflug in ferne Länder unternommen hatten, wollten wir dieses Jahr wieder zurück zu unserer Basis. Nach der Eröffnung unseres fränkischen Restaurants im Messezentrum, dem Behaims, stand für uns fest: Wir möchten mit dem Motto des Sommerfestes wieder unseren Standort Franken in den Mittelpunkt rücken und damit unseren Regionalbezug unterstreichen. Bei den Geschäftsführern ist diese Idee auf große Zustimmung gestoßen und somit hatten wir uns recht schnell auf das Motto „Fränkische Kirchweih“ geeinigt. Uns war es wichtig, es als roten Faden durch die gesamte Veranstaltung zu ziehen und alle Elemente auf dieses Motto abzustimmen. Für uns als Orga-Team hat das bedeutet, uns jedes Mal aufs Neue ins Motto reinzudenken und von jedem Blickwinkel aus zu betrachten. Letztendlich hat es sich von unserer Einladungs-Mail, über das Gruppen-Foto, der Deko bis hin zum Catering gezogen.
Wie hat sich die Zusammenarbeit gestaltet?
Tina Roth: Die Zusammenarbeit sowohl im Team als auch mit unseren internen sowie externen Ansprechpartnern verlief sehr gut. In Zweiergruppen hatten wir einen Verantwortungsbereich eigenständig zu betreuen. War jemand von uns im Berufsschulblock, haben wir die Abstimmung für unsere Teamkollegen übernommen. So hatten wir trotz der Aufteilung innerhalb des Projektteams den Gesamtüberblick. Hinzu kam, dass wir die Organisation innerhalb unserer regulären Arbeitszeit stemmen mussten. Aber auch hier haben sich die Abteilungen sehr kooperativ gezeigt und uns die nötige Zeit dafür eingeräumt. Obwohl wir eigenständig planen konnten, standen uns der Zentraleinkauf und der Betriebsrat beratend zur Seite. Auch mit der Geschäftsführung standen wir in Kontakt, als es um die Präsentation des Grobkonzeptes sowie die Abstimmung des Mottos ging.

 

Foto: privat

Foto: privat

Was waren Eure größten Herausforderungen?
Sebastian Schmidt: Im Laufe der Planung haben sich uns einige Hindernisse in den Weg gestellt. Eines davon war die bereits angesprochene Zeiteinteilung. Durch unsere unterschiedlichen Berufsschulblöcke in der Vorbereitungszeit, wurde die Absprache teilweise erschwert. So waren wir beispielsweise zuletzt sieben Wochen vor der Veranstaltung vollbesetzt am Unternehmen und konnten uns als Gesamtteam zusammensetzen. Und wie üblich, war das Wetter so unbeständig, dass die Entscheidung, wo wir das Sommerfest stattfinden lassen, mehrere Male über den Haufen geworfen und neu geplant werden musste. Letztendlich fand ein Teil draußen in unserem Messepark und ein Teil drinnen in unserem Eingang Mitte statt, was sich als richtige Entscheidung herausgestellt hat.

 

Foto: privat

Foto: privat

Konntet Ihr aus der Organisation des Sommerfestes etwas für Eure Ausbildung mitnehmen?
Philipp Staubach: Wir haben auf unterschiedliche Weise davon profitiert. Auf der einen Seite hatten wir durch unsere Ausbildung bereits Erfahrungen in der Stand-Aufplanung von Messehallen. Dieses Know-How war für die Aufplanung des Sommerfestes Gold wert, sodass unser betreuender Veranstaltungstechniker Lukas Kuhr, ebenfalls Auszubildender, nahezu komplett alle Pläne eigenständig entwerfen konnte. Auf der anderen Seite hat uns die Organisation des Sommerfestes die verschiedenen Facetten einer Veranstaltung gezeigt. Im Veranstaltungsteam einer Messe betreut man meist seinen definierten Aufgabenbereich. Beim Sommerfest haben wir mit externen Dienstleistern, unseren Servicepartnern vor Ort und auch Kollegen zusammengearbeitet und hatten den Gesamtüberblick über die Veranstaltung, vom Anfang bis zum Ende. Toll war auch, dass wir die komplette Budgetverantwortung für die Veranstaltung innehatten, welches bei einer Messe meist in der Hand des Veranstaltungsleiters liegt.

Bierausschank

Foto: privat

Für wie wichtig haltet Ihr das Sommerfest für die Mitarbeiter?
Michael Gröbel: Für viele Mitarbeiter hat das Sommerfest sicherlich einen Mehrwert, da man sein Netzwerk pflegen kann und mit Kollegen zusammen kommt, mit denen man im Arbeitsalltag eher selten zu tun hat. Man kann in lockerer Atmosphäre auf persönlicher Ebene Kontakte knüpfen und sich mal nicht über die Arbeit unterhalten. Besonders an den Ständen der Schausteller haben viele Kollegen die Möglichkeit ergriffen, abteilungsübergreifend ins Gespräch zu kommen und gemeinsam aktiv zu werden. Dementsprechend positiv war die Resonanz aus dem Kollegenkreis. Da wir als Azubis nicht alle Abteilungen im Unternehmen durchlaufen, ist die Organisation des Sommerfestes für uns eine Möglichkeit, im Unternehmen wahrgenommen zu werden und positiv im Gedächtnis zu bleiben. Letztendlich hat alles so funktioniert, wie wir es uns vorgestellt hatten: Von der Aufplanung, über die Auswahl der Schausteller, bis hin zum Catering. Aus unserer Sicht eine einmalige Erfahrung und ein gelungenes Event.

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