Beim Sommerfest packen Azubis und Studis an

Das Sommerfest für über 300 Mitarbeiter zu organisieren, ist bei der NürnbergMesse Aufgabe der Auszubildenden und Studierenden. Die Fußball-WM 2018 bot die Steilvorlage für das Motto, das die fünf Mitarbeiterinnen ausgearbeitet haben. /// von 

Azubis der NürnbergMesse organisieren das Sommerfest für alle Mitarbeiter Bereit für den Kick-off: das Orga-Team des Sommerfests 2018. Foto: NürnbergMesse

Leckeres Essen, ein unterhaltsames Programm, eine schöne Zeit mit den Kolleginnen und Kollegen – das ist zusammengefasst ein „gutes Sommerfest“. Bei Unterhaltung und Catering den Geschmack von rund 300 Mitarbeitern zu treffen und dabei im Budget zu bleiben, ist jedes Jahr die Herausforderung für ein Team aus Auszubildenden und Studierenden der NürnbergMesse. Im WM-Jahr lautet die Aufstellung des Organisationsteams: Anna, Annika, Natalie, Tamara und Teresa. Im Interview stellen sie ihr Konzept für das Sommerfest 2018 vor.

Wann hat das Projekt „Sommerfest 2018“ für euch begonnen?
Teresa: Im Dezember hatten wir ein erstes „Kick-off-Meeting“, bei dem uns der Betriebsrat das Projekt offiziell im Auftrag der Geschäftsführung übergeben hat. Dabei wurden uns auch die Eckdaten für das Sommerfest genannt: Budget sowie Anforderungen an Location und Motto. Losgelegt haben wir mit der Suche nach einem passenden Veranstaltungsort.

Welche Anforderung gab es an den Veranstaltungsort?
Annika: Die Vorgabe war, dass sich der Veranstaltungsort im Raum Nürnberg befindet. Uns war es außerdem wichtig, dass es dort einen großen Saal gibt, der genug Platz bietet für alle erwarteten rund 300 Mitarbeiter. Wir wollten, dass die einzelnen Attraktionen möglichst nahe beieinander liegen und sich das Fest nicht verläuft.

Teresa: Ein halbes Jahr ist nicht so viel Zeit, um einen passenden Ort für eine so große Veranstaltung zu finden und wir wollten uns möglichst viele Locations anschauen. Zum Glück hatten wir schnell einige Zusagen zur Besichtigung. Jede Menge Platz, die Möglichkeit, ins Freie zu gehen, und direkt in der Nachbarschaft gelegen – die Vorzüge des Nürnberger Stadions wurden schnell deutlich.

War es schwierig, die Vermarkter des Max-Morlock-Stadions zu überzeugen?
Teresa: Nein, überhaupt nicht! Der Ansprechpartner beim Max-Morlock-Stadion war super happy über unser Interesse und hat uns das Stadion bis in jede Ecke gezeigt. Das Stadion wurde uns in jeder Einzelheit als perfekte Location für verschiedenste Veranstaltungen schmackhaft gemacht.

Wo lagen die größten Stolpersteine?
Annika: Nach der Entscheidung über Location und dem dazugehörigen Motto „Back to the roots – When champions were born“ suchten wir nach den dazu passenden Künstlern und Attraktionen. Große Schwierigkeiten gab es nicht. Wir mussten viel telefonieren und die Künstlerverträge haben uns auf Trapp gehalten – dieses Thema kannten wir bisher nur aus der Theorie in der Schule. Geholfen hat uns, dass Anna zu dieser Zeit im Einkauf war. Die Kolleginnen und Kollegen in der Abteilung waren uns eine große Unterstützung.

Das Sommerfest-Orga-Team 2018 mit Tamara, Annika, Natalie, Teressa und Anna (v.l.). Foto: NürnbergMesse

Wie habt ihr die optimale „Aufstellung“ für euer Team gefunden? Wie habt ihr die Aufgaben verteilt?
Tamara: Eine strenge Aufgabenverteilung haben wir uns nicht auferlegt. Das ging auch gar nicht, weil wir nicht immer alle in Nürnberg waren, sondern an der Hochschule in Ravensburg oder in der Berufsschule. Die Organisation war echtes Teamwork. Wir mussten Aufgaben immer wieder gegenseitig übernehmen. So hat jede im Team da angepackt, wo es gerade notwendig war. Ganz wichtig war uns auch, jede Entscheidung gemeinsam zu treffen.
Der Prüfstein für euer Konzept war die Präsentation vor den Geschäftsführern. Wie lief das ab? Hattet ihr Lampenfieber?
Tamara: Ja, natürlich waren wir alle aufgeregt. Wir hatten den Geschäftsführern unser Konzept bereits vorab zugeschickt. Beim Termin zur Präsentation waren wir dann mega erleichtert, als die beiden in den Besprechungsraum hereinkamen und meinten: „Euer Thema ist super! Zieht´s durch!“ Nur Kleinigkeiten sollten noch angepasst werden und weil wir das Budget nicht überstiegen haben, hatten wir einen Pluspunkt!

Max-Morlock-Stadion Nürnberg

Die passende Atmosphäre zum Motto „Back to the roots – were champions were born“ wird das Nürnberger Stadion bieten. Foto: Max Morlock Stadion

Torwand oder gemeinsames WM-Schauen – was erwartet die Mitarbeiter der NM beim Sommerfest? Wollt ihr schon etwas verraten?
Natalie: Verraten möchten wir eigentlich noch nichts, aber so viel sei gesagt: Action und Spaß wird auf dem Sommerfest 2018 nicht fehlen!
Eine Woche vorm Sommerfest – was gibt es jetzt noch zu tun?
Anna: Kurz vor Anpfiff ist es jetzt wichtig, mit allen Beteiligten die finalen Absprachen zu treffen und die letzten Haken auf unserer Einkaufsliste zu setzen. Auch der große Deko-Einkauf steht uns noch bevor – aber diese Aufgabe übernimmt unsere reine Mädelstruppe natürlich sehr gerne! Am Veranstaltungstag selbst müssen wir natürlich alles aufbauen.
Worauf seid ihr besonders stolz?
Natalie: Wir sind sehr stolz auf die diesjährige Location. Das Max-Morlock-Stadion passt perfekt zum Fußball-Motto des Sommerfests mit einer atemberaubenden Atmosphäre. Wir freuen uns am meisten auf eine tolle Stimmung und strahlende Gesichter der Mitarbeiter. Viele schöne gemeinsame Erinnerungen sollen die Kolleginnen und Kollegen von diesem Abend behalten!
Vielen Dank für das Gespräch und ein schönes Sommerfest!

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